Version d’août 2026. Les présentes conditions particulières de vente s’appliquent à toute réservation de séminaire, de réception ou de séjour de groupe conclue entre le client et le Domaine de la Forêt d’Orient (le « prestataire »). Elles complètent les conditions générales de vente applicables aux réservations individuelles.
Toute réservation n’est confirmée qu’après le retour de la proposition établie par le prestataire dûment signée, avec apposition du cachet du client et la mention « Bon pour accord », ou de la signature électronique du document en ligne, accompagnée d’un acompte de 30 % du montant total.
Sauf accord particulier, toute réservation implique le versement d’un acompte de 30 % du montant TTC des prestations réservées. Pour le paiement du solde, en cas de dépassement du délai indiqué sur la facture, le prestataire se réserve le droit d’appliquer des pénalités de retard au taux d’une fois et demie le taux d’intérêt légal, calculées au prorata temporis sur le montant total hors taxes de la facture concernée.
Sauf accord particulier écrit et validé par l’établissement, le règlement de l’acompte comme du solde de la facture doit être effectué en une seule fois, par la même société ou par le responsable du groupe.
L’établissement n’accepte pas les règlements par chèque, ni les règlements émanant de plusieurs personnes sur une même facture.
Les annulations, totales ou partielles, doivent être adressées par écrit au prestataire (courriel ou courrier).
Le changement de date de la manifestation est considéré comme une annulation totale et donne lieu aux conditions d’annulation. Constitue également une annulation le défaut de paiement des acomptes contractuels autres que le premier acompte.
En cas de non-respect des échéances de paiement, le prestataire peut exiger du client le règlement immédiat du solde de la manifestation. À défaut de règlement dans un délai de 8 jours, le prestataire se réserve le droit de considérer la manifestation comme annulée du fait du client.
En cas d’annulation totale, le prestataire conserve les acomptes versés à titre de pénalités et facture le client selon les modalités suivantes :
En cas d’annulation partielle portant sur la diminution de la durée de la manifestation, du nombre de participants ou des prestations commandées, le client dispose d’un délai allant jusqu’à 15 jours ouvrables avant l’événement pour modifier sans frais. Passé ce délai, toute diminution est facturée.
L’assurance Event Cover couvre les frais liés à l’annulation ou au report de votre événement. La grille des garanties est consultable en cliquant ici.
L’établissement se charge de la souscription auprès d’Event Cover pour tout événement d’un montant total inférieur à 30 000 €. Au-delà, le client souscrit l’assurance de son côté. Aucun frais d’annulation ne sera remboursé si l’assurance Event Cover n’a pas été souscrite à la signature du devis.
Toute modification par rapport à la réservation initiale doit faire l’objet d’une demande écrite du client. L’acceptation par le prestataire est également confirmée par écrit. Si le nombre de participants s’avère supérieur au nombre indiqué sur le devis, la mise à disposition des espaces n’est confirmée qu’après réception du complément d’acompte correspondant.
En cas de modification du nombre de participants, ou pour des raisons inhérentes à la gestion du prestataire, le client peut se voir attribuer un espace différent de celui initialement prévu.
Une seule configuration par espace doit être choisie au moment de la signature. L’établissement refuse toute demande de modification des espaces une fois l’événement en place ainsi qu’au cours de la journée. Des frais supplémentaires sont facturés en cas de modification non prévue.
L’utilisation des espaces ne doit en aucun cas être contraire à l’ordre public. Le client s’oblige à n’inviter que des personnes dont le comportement n’est en aucune manière susceptible de porter préjudice au prestataire, lequel se réserve le droit d’intervenir si nécessaire.
En application de la législation relative à l’interdiction de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif, les salles de réunion et de réception sont des zones non-fumeurs ; le client assume la responsabilité de faire respecter cette interdiction par ses invités.
Toute dégradation du matériel, du mobilier ou des espaces constatée par les équipes est facturée sur la facture finale.
Sauf accord particulier, les salons privatifs sont mis à disposition pour des repas ou animations jusqu’à 1 h du matin ; passé ce délai, les salons ferment. L’établissement n’accepte pas de prestataires extérieurs.
En cas de plaintes de la clientèle sur place liées au bruit ou au comportement de participants d’un groupe, des frais correspondant aux dédommagements effectués auprès de cette clientèle sont facturés au client.
Le client est responsable de tout dommage, direct ou indirect, que lui-même ou ses invités pourraient causer à l’occasion de la manifestation. Le prestataire décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature qu’ils soient (vol, dégradation…), en particulier ceux susceptibles d’atteindre les objets, effets ou matériels apportés par le client ou ses invités, ou mis à disposition par le prestataire.
Il est conseillé au client de souscrire à ses frais une assurance couvrant tout dommage. S’il s’agit d’objets de grande valeur, il doit prévoir un gardiennage à ses frais.
Le déroulement de la manifestation, avec le calendrier précis des activités, est défini au contrat annexé. Le non-respect de ce programme est susceptible de modifier les horaires de travail des salariés ou les accords signés avec des prestataires extérieurs.
Un dépassement d’horaires donne lieu à une facturation complémentaire, sur la base forfaitaire de 52 € par serveur et par heure de travail, portée à 78 € par serveur et par heure au-delà de 3 h du matin. Ces dépassements doivent être convenus en amont et ne sont possibles qu’en cas de soirée dansante avec privatisation de l’hôtel.
L’établissement est en droit de refuser toute demande d’ajout de prestations de dernière minute non prévue au contrat.
Tous les extras (bar, spa, golf, restaurant, etc.) doivent être réglés sur place par chacun des participants avant son départ. À défaut, ces sommes sont directement facturées au client, solidairement responsable de leur paiement.
Dès la fin de la manifestation, le client fait retirer à ses frais les matériels, documentations et équipements apportés à sa demande.
Le client adresse par écrit la liste nominative des participants et l’attribution des chambres au plus tard 15 jours ouvrables avant la date de la manifestation.
Les chambres sont mises à disposition à partir de 16 h le jour d’arrivée ; une bagagerie est disponible pour déposer les bagages à l’arrivée, sous réserve de place. Les chambres doivent être libérées au plus tard à 11 h le jour du départ. Tout dépassement jusqu’à 14 h entraîne la facturation d’un late check-out de 20 € ; au-delà de 14 h, une nuitée supplémentaire est facturée au tarif public affiché.
En cas d’indisponibilité ou de force majeure, le prestataire se réserve la possibilité de modifier le type d’hébergement ou de faire héberger tout ou partie des participants dans un hôtel de proximité de catégorie équivalente, pour des prestations de même nature ; les frais de transfert restent à la charge du prestataire.
L’établissement dispose d’un parking gratuit et ouvert, accessible à tous sous réserve de disponibilité à l’arrivée. La réservation d’un emplacement n’est pas possible.
Le client précise par écrit le nombre de couverts prévus pour chaque repas 15 jours ouvrables avant la manifestation. Pour les groupes de plus de 10 personnes, un menu unique est retenu pour l’ensemble des participants.
La réduction du nombre de participants est considérée comme une annulation partielle et donne lieu à l’application de l’article 3.2. Le choix de la restauration ou du menu (menu, buffet, cocktail…) doit être confirmé au plus tard 15 jours ouvrables avant la date de la manifestation ; au-delà, le prestataire se réserve le droit d’imposer un choix dans la catégorie retenue par le client ou un menu fixé par le chef.
Les allergies et restrictions alimentaires doivent être communiquées en même temps que le choix du menu, soit 15 jours ouvrables avant la manifestation. Toute demande de modification sur place ou de changement de plat est refusée ou majorée d’un supplément au tarif carte par personne.
La restauration non consommée dans le cadre d’un forfait ne donne lieu à aucune minoration du prix.
Compte tenu du caractère sportif de certaines activités, les participants peuvent courir certains risques. Le client les assume en toute connaissance de cause et s’engage à ne pas faire porter la responsabilité des accidents au prestataire ni aux différents intervenants. Le client doit être assuré en responsabilité civile ; il est recommandé aux participants d’être titulaires d’une assurance individuelle accident.
Le prestataire se réserve le droit d’annuler ou de modifier le contenu d’un programme si des raisons particulières l’imposent — sécurité du groupe, conditions climatiques ou événements imprévus. Dans ce cas, l’annulation est déduite du montant correspondant défini au devis.
Pour toute réservation de green-fee 9 ou 18 trous et de départs, en cas d’intempéries (pluie, orage, grêle…), seul l’établissement peut décider d’annuler la réservation. Toute annulation de départ ne respectant pas les délais de l’article 3.2 est facturée sur la facture finale.
Il est rappelé au client qu’une déclaration doit être effectuée par ses soins auprès de la SACEM pour chaque manifestation à caractère musical, avec ou sans spectacle, organisée par un intermédiaire autre que le prestataire.
En cas de litige, seule la compétence du Tribunal de Troyes sera reconnue.
Domaine de la Forêt d’Orient — Service commercial
Tél. 03 25 43 80 80 — contact@dfo-troyes.com
Coordonnées complètes de l’exploitant : voir les mentions légales.
